Na wyposażenie biura składa się sześć grup elementów: meble (biurka, ergonomiczne fotele, regały i szafy), sprzęt komputerowy i elektroniczny (komputery, urządzenia wielofunkcyjne, telefony służbowe), oświetlenie stanowiskowe, systemy przechowywania i archiwizacji dokumentów, artykuły piśmiennicze oraz dodatki tworzące strefę relaksu. Dobór tych elementów zależy od branży i liczby pracowników, jednak wymieniony zestaw stanowi punkt wyjścia dla każdej przestrzeni pracy.

Na wyposażenie biura składa się sześć grup elementów: meble (biurka, ergonomiczne fotele, regały i szafy), sprzęt komputerowy i elektroniczny (komputery, urządzenia wielofunkcyjne, telefony służbowe), oświetlenie stanowiskowe, systemy przechowywania i archiwizacji dokumentów, artykuły piśmiennicze oraz dodatki tworzące strefę relaksu. Dobór tych elementów zależy od branży i liczby pracowników, jednak wymieniony zestaw stanowi punkt wyjścia dla każdej przestrzeni pracy.

Skompletowanie sprzętu to jedno, a utrzymanie go w czystości to zadanie, które wraca każdego dnia. Wiele firm zdejmuje ten obowiązek z barków pracowników i powierza go zewnętrznym serwisom - takim jak Romwit Polska, który zajmuje się sprzątaniem biur we Wrocławiu i dba o czystość stanowisk, części socjalnych oraz sal spotkań. Poniżej opisano każdą grupę wyposażenia osobno, z parametrami pomocnymi przy zakupie.

Jakie meble stanowią podstawę wyposażenia biura?

Podstawę wyposażenia biura tworzą biurko, ergonomiczny fotel, regał oraz szafa lub kontener na dokumenty. Te cztery elementy pojawiają się w każdym biurze niezależnie od profilu działalności, ponieważ przeciętny pracownik spędza za biurkiem około ośmiu godzin dziennie w pozycji siedzącej.

Biurko dobiera się do wzrostu użytkownika. Modele z regulacją wysokości blatu pozwalają dostosować powierzchnię pracy do postury każdej osoby, co odciąża kręgosłup. Gdy taka regulacja nie jest dostępna, stosuje się podstawkę pod monitor, którą pracownik ustawia według własnych potrzeb. Fotel biurowy powinien mieć regulowaną wysokość siedziska w zakresie 40-50 cm, dopasowaną do długości podudzi, wysokie oparcie z opcją odchylenia, podłokietniki oraz mechanizm obrotowy. Odległość między dolną krawędzią blatu a siedziskiem wynosi zwykle około 25 cm, dzięki czemu użytkownik swobodnie mieści nogi pod biurkiem i może oprzeć przedramiona. Fotele obite skórą lub ekoskórą sprawdzają się w gabinetach, gdzie przyjmuje się klientów, ponieważ wykończenie pełni funkcję wizerunkową.

Jaki sprzęt elektroniczny i komputerowy jest potrzebny w biurze?

Niezbędny sprzęt elektroniczny to komputer lub laptop, urządzenie wielofunkcyjne oraz telefon służbowy - reszta zależy od specyfiki pracy. Sprawna komunikacja wewnętrzna i kontakt z klientami wymagają dziś stabilnego łącza internetowego oraz urządzeń, które nie spowalniają zadań wielozadaniowych.

Do standardowego wyposażenia elektronicznego zalicza się:

• komputer stacjonarny lub laptop - laptop daje mobilność podczas spotkań i wyjazdów;
• urządzenie wielofunkcyjne łączące drukarkę i skaner;
• niszczarkę do dokumentów - pozwala bezpiecznie usuwać dane osobowe zgodnie z wymogami ochrony danych;
• telefon służbowy, stacjonarny lub komórkowy, dla pracowników utrzymujących kontakt z klientami;
• zasilacz awaryjny UPS, który zapewnia ciągłość pracy przy przerwie w zasilaniu.

Komputery przeznaczone do pracy biurowej powinny mieć wydajny procesor i co najmniej 16 GB pamięci RAM, aby płynnie obsługiwać kilka programów jednocześnie. W biurach magazynowych dokłada się drukarki etykiet oraz czytniki kodów kreskowych usprawniające logistykę.

Jak dobrać oświetlenie na stanowisku pracy?

Natężenie oświetlenia na stanowisku pracy biurowej powinno wynosić co najmniej 500 lx, a przy pracy wykonywanej dorywczo można je obniżyć do 300 lx. Odpowiednie światło zmniejsza zmęczenie oczu i przekłada się na wydajność, dlatego planuje się je już na etapie urządzania pomieszczenia.

Światło rozprowadza się równomiernie po całej powierzchni pracy, bez ciemnych stref i cieni, które męczą wzrok. Oświetlenie nie może olśniewać ani razić w oczy. Do oświetlenia ogólnego wybiera się lampy sufitowe emitujące neutralną, białą barwę światła - taka barwa pobudza i wspiera koncentrację. Ciepłe światło rezerwuje się dla części socjalnej, ponieważ tworzy nastrój sprzyjający odpoczynkowi, a nie skupieniu. Samo oświetlenie sufitowe jednak nie wystarcza. Każde stanowisko doposaża się w lampkę biurkową z regulacją, ustawianą po przeciwnej stronie niż ręka, którą pracownik pisze, aby dłoń nie rzucała cienia na blat.

Jak zorganizować przechowywanie i archiwizację dokumentów?

Porządek w dokumentach zapewniają segregatory, szafy metalowe oraz pudła archiwizacyjne. Segregatory z podziałem na przegródki skracają czas szukania papierów, a przechowywane w metalowych szafach chronią dane przed dostępem osób postronnych i ogniem.

Umowy i faktury archiwizuje się na bieżąco. Do tego celu służą pudła archiwizacyjne z wytrzymałego materiału, odporne na uszkodzenia mechaniczne i światło, z miejscem na opis boku. Przy wielu rodzajach dokumentów stosuje się kolorystyczne oznaczenie grup tematycznych. Same pudła przechowuje się w szafach zamykanych na klucz. Bieżące papiery organizują teczki, skoroszyty i koszulki, a dokumenty poufne po wykorzystaniu trafiają do niszczarki. Takie podejście odpowiada rosnącym wymaganiom dotyczącym ochrony danych osobowych i firmowych.

Które artykuły biurowe i dodatki uzupełniają przestrzeń pracy?

Codzienną pracę umożliwiają artykuły piśmiennicze, a komfort zespołu podnoszą dodatki tworzące strefę relaksu. Drobne akcesoria wydają się mało istotne, jednak bez nich notowanie, planowanie i organizacja spotkań stają się uciążliwe.

Do stałego zaopatrzenia biura należą:

• papier ksero oraz koperty różnych formatów;
• długopisy, ołówki i zakreślacze;
• karteczki samoprzylepne, notesy i kalendarze;
• zszywacze, spinacze, nożyczki i taśma;
• wkłady i koszulki do segregatorów.

Osobną grupę stanowią elementy poprawiające atmosferę. W pokoju socjalnym ustawia się sofę, pufy oraz stolik kawowy, przy których zespół odpoczywa w przerwach, a spotkania z klientami zyskują mniej formalny charakter. Rośliny doniczkowe oczyszczają powietrze i ocieplają wnętrze, natomiast oczyszczacze powietrza oraz klimatyzatory poprawiają warunki w większych pomieszczeniach. Ekspres do kawy w kuchni to dodatek doceniany przez pracowników spędzających w biurze cały dzień.

Jak dobór wyposażenia wpływa na utrzymanie czystości w biurze?

Dobór powierzchni i układ mebli przesądzają o tym, jak łatwo utrzymać biuro w czystości na co dzień. Ten aspekt rzadko bywa brany pod uwagę przy zakupach, a przekłada się bezpośrednio na czas i pracochłonność sprzątania.

Z obserwacji serwisu sprzątającego wynika, że wykończenia mebli różnią się łatwością pielęgnacji. Blaty matowe i ciemne fronty wyraźnie pokazują kurz oraz smugi, a obicia skórzane i z ekoskóry przeciera się szybciej niż tapicerki materiałowe, które gromadzą pył i wchłaniają zabrudzenia. Wybór gładkich, jasnych powierzchni upraszcza codzienne czyszczenie stanowisk. Znaczenie ma też rozmieszczenie mebli i rodzaj posadzki. Dywany wymagają częstszego i bardziej pracochłonnego czyszczenia niż panele podłogowe, a swobodny dostęp pod biurkami i w układzie typu open space skraca czas serwisu. Zaplanowanie tych elementów już na etapie urządzania biura ogranicza późniejsze koszty utrzymania czystości.

Najczęściej zadawane pytania

Ile wynosi wymagane natężenie oświetlenia w biurze?

Na stanowisku pracy biurowej natężenie oświetlenia powinno wynosić co najmniej 500 lx. Przy pracy wykonywanej dorywczo dopuszcza się obniżenie tej wartości do 300 lx.

Jakie meble są niezbędne w każdym biurze?

Podstawę stanowią biurko, ergonomiczny fotel z regulacją siedziska, regał oraz szafa lub kontener na dokumenty. Reszta wyposażenia zależy od branży i liczby pracowników.

Jak przechowywać dokumenty zgodnie z ochroną danych?

Dokumenty przechowuje się w szafach metalowych zamykanych na klucz, a poufne papiery po wykorzystaniu niszczy się w niszczarce. Umowy i faktury archiwizuje się w oznaczonych pudłach z wytrzymałego materiału.

Jakie powierzchnie w biurze są najłatwiejsze do utrzymania w czystości?

Najłatwiejsze w pielęgnacji są gładkie, jasne i matowe blaty, które szybko przeciera się z kurzu. Obicia skórzane i z ekoskóry wymagają mniej pracy niż tapicerki materiałowe gromadzące pył.