Przygotowanie hotelu do otwarcia lub modernizacja działającego obiektu wymaga skoordynowania wielu prac. Jednym z etapów jest wyposażenie wnętrz: od powtarzalnych pokoi po recepcję, lobby, restaurację i pozostałe części wspólne. Im wcześniej zakres meblowy zostanie zestawiony z projektem oraz rzeczywistymi warunkami na obiekcie, tym łatwiej przejść od dokumentacji do produkcji i montażu.

W przypadku inwestycji hotelowej nie chodzi przy tym wyłącznie o wybór pojedynczych mebli. Znaczenie ma cały proces: dokumentacja, wymiary, podział zakresu, dobór materiałów, produkcja, logistyka oraz kolejność montażu.

Projekt i dokumentacja jako punkt wyjścia

Przed rozpoczęciem produkcji trzeba ustalić, co dokładnie ma zostać wykonane. Podstawą może być projekt architektoniczny, dokumentacja wykonawcza, zestawienia mebli czy inne materiały określające zakres inwestycji.

To szczególnie istotne w hotelach, gdzie podobny układ wyposażenia może powtarzać się w wielu pokojach. Jednocześnie nie należy zakładać, że każdy z nich będzie identyczny. Różnice mogą wynikać chociażby z układu pomieszczeń, instalacji, konstrukcji budynku czy standardu określonego w projekcie.

Na tym etapie warto również ustalić zakres odpowiedzialności poszczególnych wykonawców. Inaczej będzie wyglądała realizacja samych elementów wyposażenia pokoju, a inaczej zakres obejmujący pokoje, recepcję, lobby, restaurację i pozostałe przestrzenie wspólne.

Wymiary z projektu a rzeczywisty stan obiektu

Dokumentacja jest podstawą wyceny i przygotowania produkcji, ale przy meblach wykonywanych pod konkretną inwestycję istotny może być również pomiar na obiekcie.

Pozwala on zestawić założenia projektowe z rzeczywistymi warunkami przed uruchomieniem właściwego etapu prac. Ma to szczególne znaczenie w przypadku zabudów dopasowanych do określonych przestrzeni oraz przy modernizacji istniejących budynków.

Jeżeli projekt jest jeszcze rozwijany, dobrze odpowiednio wcześnie ustalić, które wymiary i elementy dokumentacji muszą zostać zatwierdzone przed skierowaniem mebli do produkcji. Późne zmiany mogą wpływać nie tylko na pojedynczy element, lecz także na kolejne etapy realizacji.

Meble hotelowe trzeba rozpatrywać jako część całej inwestycji

Pokój hotelowy zwykle wymaga kilku współpracujących ze sobą elementów wyposażenia. W zależności od projektu mogą to być między innymi szafy i zabudowy, biurka, stoliki, szafki nocne, wezgłowia czy inne meble wykonywane według dokumentacji.

Do tego dochodzą przestrzenie o zupełnie innym przeznaczeniu. Recepcja wymaga innego podejścia niż pokój, podobnie lobby, restauracja czy bar.

Dlatego już na etapie przygotowania inwestycji dobrze ustalić, czy wyposażenie będzie zamawiane oddzielnie dla poszczególnych stref, czy większy zakres zostanie powierzony jednemu wykonawcy. W drugim przypadku producent musi dysponować możliwościami pozwalającymi przeprowadzić projekt od dokumentacji przez produkcję aż po logistykę i montaż.

Przykładem takiego wykonawcy jest SYBIU – producent mebli hotelowych, który produkuje i składa meble we własnej firmie. Na miejscu realizowane są również procesy związane z cięciem płyt oraz ich okleinowaniem i obrzeżowaniem.

Dobór materiałów powinien wynikać z konkretnego projektu

Nie istnieje jeden zestaw materiałów odpowiedni dla każdego hotelu. Ich dobór zależy między innymi od projektu, standardu obiektu, wymagań inwestora oraz specyfikacji konkretnej realizacji.

Dlatego decyzji materiałowych nie powinno się oddzielać od dokumentacji. Jeżeli inwestycja stawia określone wymagania techniczne, powinny być znane przed rozpoczęciem produkcji.

Ma to znaczenie również z punktu widzenia wyceny. Porównywanie ofert wyłącznie na podstawie ogólnej liczby mebli może prowadzić do błędnych wniosków, jeśli wykonawcy przyjmują inne materiały, konstrukcje lub zakres prac.

Dobrze przygotowane zapytanie ofertowe powinno więc możliwie dokładnie określać, co ma zostać wykonane i według jakich założeń.

Produkcja to nie koniec – pozostają transport i montaż

Przy większym obiekcie hotelowym logistyka staje się osobnym elementem realizacji. Meble trzeba nie tylko wykonać, lecz także dostarczyć na budowę w odpowiednim momencie i zamontować zgodnie z harmonogramem prac.

Już podczas przygotowania inwestycji należy więc brać pod uwagę dostęp do budynku, możliwość wniesienia elementów, kolejność udostępniania pomieszczeń oraz etapowanie prac.

Znaczenie ma też organizacja odpowiedzialności. SYBIU dysponuje własnym transportem, a montaż może wykonywać przy pomocy własnych ekip. Firma działa przede wszystkim na terenie Polski, ale może realizować projekty również w Europie.

W przypadku większego zakresu ograniczenie liczby podmiotów uczestniczących w kolejnych etapach może ułatwiać przepływ informacji pomiędzy produkcją, transportem i montażem.

Co przygotować przed wysłaniem zapytania do producenta?

Im bardziej precyzyjne materiały otrzyma wykonawca, tym łatwiej określić rzeczywisty zakres prac. Przydatne będą przede wszystkim projekt lub aktualna dokumentacja, zestawienie pomieszczeń i mebli, informacje dotyczące materiałów oraz wymagania charakterystyczne dla danej inwestycji.

Jeżeli część informacji nie jest jeszcze ostateczna, dobrze zaznaczyć to już na początku rozmów. Pozwala to oddzielić elementy gotowe do wyceny od tych, które wymagają dalszych ustaleń.

W przypadku SYBIU inwestor, architekt lub projektant może przesłać projekt albo dokumentację, na podstawie których przygotowywana jest wycena zakresu. Firma może również wykonać pomiary na obiekcie.

Szczegółowy zakres wykonywanego wyposażenia można sprawdzić na stronie dotyczącej mebli hotelowych na wymiar.

Od dokumentacji do gotowego wyposażenia

Przy inwestycji hotelowej decyzja o wyborze mebli łączy się z szeregiem dalszych ustaleń: kto odpowiada za pomiary, w jaki sposób dokumentacja trafia do produkcji, jak zostanie zorganizowany transport i kto przeprowadzi montaż na obiekcie.

Dlatego producenta warto włączyć w proces wtedy, gdy zakres inwestycji jest już możliwy do opisania dokumentacją, ale pozostaje jeszcze przestrzeń na uzgodnienia wykonawcze.

Dobrze przygotowany zakres pozwala producentowi rzetelniej wycenić prace, a inwestorowi porównywać oferty odnoszące się do tych samych założeń. Przy większych realizacjach hotelowych takie uporządkowanie procesu jest równie istotne jak wybór samych mebli.

Źródło Sybiu.pl